Ne yaptığınızı iyice düşünmeden, istişarelerde bulunmadan, takip ettiğiniz yolu iyice tahlil etmeden herhangi bir konuda ileri adım atmanız ve gelişme kaydetmeniz mümkün değildir. Yapılacak işlerin planlı programlı olabilmesi için belirlenen karar alma mekanizmalarının toplantılarla karar alması gerekir. Toplantıya katılanların görüş ve düşüncelerinin farklılıklar yaratması için etkin kişiler tercih edilmelidir. Herkes aynı şeyi düşünüyorsa veya liderin düşüncesini onaylıyorsa o insanlar düşünmüyorlar demektir. Böyle bir toplantının olmaması olmasından daha iyidir.
Toplantıda bir problemin çözümünde farklı fikirler müzakere edilerek belli görüşler etrafında düşünmeye ve fikrî enerjilerini o meseleyi çözmeye odaklamazlarsa toplantı hiçbir sonuç vermez ve neticesiz kalır. Bu nedenle verimli bir toplantı için;
Verimli çalışabilmek için grubun üzerinde birleştiği bir mesele olmalıdır. Yani toplantı belli bir konu için yapılmalıdır. İnsanlar belli bir konuda belli bir süre düşünebilir. Birkaç meselenin bir anda müzakeresi dikkatleri dağıtır ve hiçbir konuda karar alınamaz. Belli bir konu dikkatler dağılmadan ve çeşitli meseleler altında ezilmeden dinç bir kafayla sonuca gidilebilir. Bir meseleye zihinleri yoğunlaştırmak insana huzur ve sükûn verir ve meselenin çözümünü kolaylaştırır.
Toplantıda öncelikli olarak gündem tespiti yapılmalıdır. Toplantıyı yapan grup, müşterek bir muhteva ve müşterek bir süreç üzerinde anlaşmaya varmış olmalıdır. Aksi takdirde herkes meseleyi kendi tarafına çeker ve hiçbir şey elde edilemez. Dört ve beş üyeden fazla katılımın olduğu toplantılar herkese açık dengeli bir konuşma cereyanı sağlayacak, kişileri ve düşünceleri şahsî hücumlardan koruyacak adaletli bir yönetici ye ihtiyaç vardır. Toplantının sonuna kadar toplantıya katılanların rol ve sorumlulukları ayrı ayrı açıkça belirlenmiş olmalıdır. Herkes toplantıya niçin ve hangi konuda görevli olarak katıldığını bilmelidir ve herkes her konuda konuşmamalıdır. Yönetici toplantıyı ne kadar güzel idare eder, gündem dışı konuşmalara müsaade etmez, konuşmaların süresi dışına taşmasını önler ve konuşanları hücumlardan ve sataşmalardan korursa toplantı o derece verimli olur. Toplantılar ya fikir alışverişi yapmak veya bir sorunu çözmek amacıyla yapılır. Toplantıyı amirler idare etmemelidirler. Çünkü amire ters düşmek istemeyenler çoğunlukla bulunduğu için farklı fikir beyanından kaçınırlar. Ayrıca üyeler görüşlerini kabul ettirmek için mücadelede bulunmaları gerekir. Çoğu zaman da amiri tasdik edici olmakla sonuçlanır. Bu da toplantının amacına aykırıdır. Bir kişi ne kadar tecrübeli, ehliyetli ve kabiliyetli olursa olsun birbiri ile çatışan üç vazifeyi bir arada yapamaz. Bu nedenle bir âmirin toplantıyı tarafsız yönetmesi mümkün olmaz. Onun için yöneticinin yapması gerekenleri daha önceden planlaması gerekir.
1. Toplantıyı yürütür ve üyelere hizmeti sağlar,
2 Tarafsız olmalı ve hiçbir değerlendirmede bulunmamalıdır.
3. Grubun ortak bir usul ve mesele üzerinde çalışmasını sağlar.
4. Değişik yönlere kayabilen grubu inatçı ve ahenkli bir şekilde organize eder.
5. Hakim gibi söz hakkı verir ve karışıklıklara müsamaha göstermez.
6. Duruma müdahale eder, kimlerin konuşacağına karar verir ve saldırgan davranışları önler.
7. Gündem dışına çıkılmasına mani olur.
8. Tamamen tarafsızdır, görüş getirmez ve herhangi bir görüşe katılmaz.
9. Fazla konuşmalara ve gereksiz uzatmalara ve sözlere müdahil olur.
Yönetici en son konuşmalıdır. grup üyelerinin ahenkli çalışmasını sağlamalı, kendi fikrini empoze etmeye çalışmamalı, alınan kararlara saygı göstererek sonuçları değerlendirmeli ve son kararı toplantıya katılanların oy birliği ile deklare etmelidir.
Toplantı yapmış olmak için toplantı yapılmaz.
